作為年會(huì)活動(dòng)策劃組織者，一定要提前跟演員溝通清楚。通常音樂(lè)表演或者娛樂(lè)活動(dòng)要安排在客人預(yù)計(jì)到達(dá)的時(shí)間前至少15分鐘開(kāi)始，這樣就不會(huì)出現(xiàn)冷場(chǎng)。要向演員強(qiáng)調(diào)必須在客人到達(dá)之前做好準(zhǔn)備。有些演員檔期較滿則要提前做好安排。

2、如果年會(huì)活動(dòng)策劃到達(dá)高潮，是否需要演藝人員延長(zhǎng)演出時(shí)間?

3、年會(huì)活動(dòng)策劃設(shè)備的使用情況如何?

年會(huì)活動(dòng)策劃人員應(yīng)該向經(jīng)紀(jì)人咨詢。如果舞臺(tái)上擺有公司產(chǎn)品，某些明星可能會(huì)拒絕登臺(tái)，因?yàn)檫@樣看起來(lái)像是在為該產(chǎn)品做代言。因此，必須得到對(duì)方的書(shū)面同意或者使產(chǎn)品展臺(tái)與表演的舞臺(tái)區(qū)分開(kāi)來(lái)。

5、是否需要化妝室?

演員應(yīng)該如何著裝，是盛裝前來(lái)還是來(lái)到后再換衣服?如果他們?nèi)梭w彩繪或者化妝面積較大，他們是否需要單獨(dú)的洗手間?化妝室是否需要采取安保措施?總之，演員的著裝和舉止方面的要求必須向簽約的演員交代清楚。

7、是否有不宜演奏的歌曲?

必須知道上述人員的電話，如果在年會(huì)活動(dòng)策劃當(dāng)天出現(xiàn)意外，應(yīng)該知道找誰(shuí)、去哪里找、如何最快找到。

9、年會(huì)活動(dòng)策劃設(shè)備什么時(shí)候到，安裝需要多久時(shí)間?

在進(jìn)行年會(huì)活動(dòng)策劃場(chǎng)地布置和餐桌擺設(shè)之前，樂(lè)器設(shè)備必須安裝到位。設(shè)備安裝與會(huì)場(chǎng)內(nèi)進(jìn)行的其它工作如何協(xié)調(diào)?先后次序如何安排?

10、如何處理嘉賓的要求?